6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu’nda belirtildiği üzere, işverenler çalışanların işle ilgili sağlık ve güvenliğini sağlamakla yükümlü olup, işyerinde gerçekleştirdiği iş sağlığı ve güvenliği çalışmalarını dokümante ederek teftiş ve denetimlerde hazır halde bulundurmak zorundadır.
İSG klasöründe bulundurulması gereken belgeler aşağıdaki şekilde listelenmiştir:
- İSG-Kâtip Sözleşmeleri
Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı’nın İSG- Kâtip sistemi üzerinden yapılan iş güvenliği uzmanı, işyeri hekimi ve gerekliyse diğer sağlık personeli sözleşmelerinin ıslak imzalı kopyaları İSG klasöründe bulundurulmalıdır.
- Onaylı Defter (Tespit ve Öneri Defteri)
Onaylı defter, iş güvenliği uzmanı ve işyeri hekimi tarafından yapılan tespit ve tavsiyeler ile gerekli görülen diğer hususların yazıldığı, seri numaralı ve sayfaları bir asıl iki kopyalı olarak düzenlenmiş ve her işyeri için tek olan defterdir. Onaylı defter aylık olarak iş güvenliği uzmanı ve işyeri hekimi tarafından doldurulmalı ve işveren veya vekili, iş güvenliği uzmanı ve işyeri hekimi tarafından imza altına alınmalıdır.
- İSG Eğitimleri ve Kayıtları
Çalışanlara verilen İSG eğitimlerine ait katılım formları, eğitim belgeleri ve değerlendirme sınavlarına ait belgeler İSG klasörü içerisinde bulundurulmalıdır. Çok tehlikeli sınıfta yer alan işyerlerinde yılda en az bir defa, tehlikeli sınıfta yer alan işyerlerinde iki yılda en az bir defa, az tehlikeli sınıfta yer alan işyerlerinde üç yılda en az bir defa eğitimlerin yenilenmesi gerekmektedir.
- İşe Giriş Periyodik ve Sağlık Raporları (EK-2)
Çalışanların sağlık tetkikleri ile işyeri hekimi tarafından düzenlenmiş olan işe giriş / periyodik sağlık raporları işyeri hekimi gözetiminde KVKK maddelerine uygun şekilde saklanmalıdır. Az tehlikeli sınıftaki işyerlerinde en geç 5 yılda bir, tehlikeli sınıftaki işyerlerinde en geç 3 yılda bir, çok tehlikeli sınıftaki işyerlerinde en geç yılda bir defa taramayı gerçekleştirirler.
- İSG Yıllık Çalışma Planı
İşyerinde yıl boyunca yapılması planlanan iş sağlığı ve güvenliği faaliyetlerinin önceden planlanarak takip edilmesi amacıyla işveren veya vekili, iş güvenliği uzmanı ve işyeri hekimi tarafından yıl başında hazırlanan ve imza altına alınan bir plandır. İSG yıllık çalışma planı, İSG dosyası içerisinde bulundurulmalıdır.
- Yıllık Eğitim Planı
İşyerinde yıl boyunca gerçekleştirilmesi planlanan İSG eğitimlerinin önceden planlanarak takip edilmesi amacıyla işveren veya vekili, iş güvenliği uzmanı ve işyeri hekimi tarafından yıl başında hazırlanan ve imza altına alınan plandır.
- İSG Yıllık Değerlendirme Raporu
İşyerinde bir yıl boyunca gerçekleştirilmiş olan iş sağlığı ve güvenliği çalışmaları ve uygulamaları ile yıllık değerlendirmenin yapıldığı, işveren veya vekili, iş güvenliği uzmanı ve işyeri hekimi tarafından yıl sonunda hazırlanarak imza altına alınan rapordur. Yıllık Değerlendirme Raporu, “İş Güvenliği Uzmanlarının Görev, Yetki, Sorumluluk ve Eğitimleri Hakkında Yönetmelik’in ekinde bulunan form doldurularak hazırlanır. Her yıl başında bir önceki yıla ait hizmet aldığınız firmadan talep edilmesi gereklidir.
- Çalışan Temsilcisi Seçim / Atama Yazıları- Destek Elemanı Seçim Yazıları
İşyerinde iş sağlığı ve güvenliği konularında çalışmalara katılacak olan çalışan temsilcilerinin seçim ya da atama yazıları İSG dosyasında bulundurulmalıdır.
- Risk Değerlendirme Raporu
İş Sağlığı ve Güvenliği Risk Değerlendirmesi Yönetmeliği’ne uygun şekilde hazırlanmış ve imza altına alınmış olan risk değerlendirme raporu İSG klasörü içerisinde bulundurulmalıdır ve ilgili taraflarca mutlaka imza altına alınmalıdır. Ayrıca risk değerlendirme ekibine verilmiş olan özel eğitime ait belgeler de bu kapsamda kayıt altına alınmalıdır.
- Acil Durum Planı, Acil Durum Ekibi Listesi ve Eğitim Belgeleri
İşyerlerinde Acil Durumlar Hakkında Yönetmelik’e uygun şekilde işyerine özgün olarak hazırlanarak imza altına alınmış olan Acil Durum Müdahale Planı, İSG klasörü içerisinde bulundurulmalıdır. Acil durum planında belirtilen, acil durumlara karşı özel olarak eğitilmiş olan acil durum ekibinin iletişim listesi ve eğitim belgeleri de yer almalıdır. Ayrıca ilkyardımcı personelin kayıtları da dosya içerisinde bulundurulmalıdır. İş sağlığı ve güvenliği kapsamında az tehlikeli işyerlerinde, her 20 çalışan için 1 ilkyardımcı, tehlikeli işyerlerinde, her 15 çalışana kadar 1 ilkyardımcı, çok tehlikeli işyerlerinde, her 10 çalışana kadar 1 ilkyardımcı bulundurması zorunludur.
- Tatbikat Tutanakları
İşyerlerinde en az yılda bir kere acil durum tatbikatları gerçekleştirilmelidir. Tatbikat katılımcılarını da gösteren tatbikat tutanakları, İSG klasörü içerisinde yer almalıdır.
- Kurul Toplantı Tutanakları
Elli ve daha fazla çalışanın bulunduğu ve altı aydan fazla süren işlerin yapıldığı işyerlerinde iş sağlığı ve güvenliği kurulu oluşturulmalıdır. İSG Kurulları işyeri tehlike sınıfına bağlı olarak çok tehlikeli- tehlikeli ve az tehlikeli sınıfta bulunan işyerlerinde sırasıyla 1 – 2 ve 3 aydan az olmamak koşulu ile toplantı yapmak zorundadır. Kurullarda alınmış olan kararların imza altına alındığı İSG kurulu toplantı tutanakları İSG klasörü içerisinde yer almalıdır.
- İSG Talimatları
Gerçekleştirilen faaliyetler ile ilgili çalışanlara tebliğ edilmiş olan güvenli çalışma talimatları İSG dosyası içerisinde bulundurulmalıdır.
- İş kazası, tehlikeli durum ve davranış ve ramak kala olay kayıtları
İşyerinde gerçekleşmiş olan iş kazaları, meslek hastalıkları, tehlikeli durum ve davranışlar ile ramak kala olaylar ve gerçekleşen kaza ve olaylar sonrasında alınacak düzeltici faaliyetleri belirten raporlar İSG evrakları arasında bulundurulmalıdır.
- Kişisel Koruyucu Donanım Zimmet Tutanakları
Çalışanlara verilen kişisel koruyucu donanımlara ait zimmet tutanakları tarihli ve imzalı şekilde İSG belgeleri içerisinde yer almalıdır.
- Periyodik Teknik Kontrol ve Test Raporları
İşyerinde bulunan ekipmanlar, elektrik tesisatı, topraklama tesisatı, yangın tesisatı, havalandırma tesisatı, asansör vb. test, kontrol ve uygun raporları İSG klasöründe bulundurulmalıdır. Bu raporlar İSG kâtip üzerinden atama yapılmış yetkili kişi ve kurumlardan alınmalıdır.
- Ortam Ölçümleri
İşyeri termal konfor, gürültü, titreşim, toz, aydınlatma, sıcaklık, hava akım hızı, uçucu organik bileşikler, toksik ve zehirli gazlar vb. ortam ve kişisel maruziyet ölçüm kayıtları İSG dosyası içerisinde yer almalıdır.
- Patlamadan Korunma Dokümanı
Patlayıcı ortam oluşma ihtimali bulunan işyerlerinde patlamadan korunma dokümanı hazırlanmalı ve İSG klasörü içerisinde yer almalıdır.
- Operatör Belgeleri
İşyerindeki vinç, forklift, kepçe vb. iş makinelerini kullanan operatörlere ait belgeler (MYK, ehliyet vb) İSG klasöründe bulundurulmalıdır.
- Malzeme Güvenlik Bilgi Formları
İşyerinde kullanılan kimyasallara ait malzeme güvenlik bilgi formlarının bir kopyası İSG dosyasında saklanmalıdır. Bir kopyası da fabrika içinde görünen bir yere asılmalıdır.
Ayrıca İstenebilecek Belgeler
Her işletmede uygulanan iş sağlığı ve güvenliği çalışmaları, yasal ve diğer şartların gereklilikleri nedeniyle farklı birtakım belgelerin tutulmasını ve saklanmasını gerektirebilir. Özellikle İSG yönetim sistemlerinin uygulandığı işletmelerde, standartların zorunlu kıldığı farklı dokümantasyon yapıları mevcut olabilir. İşyerinizdeki iş sağlığı ve güvenliği belgelerinin denetlenmesi ya da bu belgelerin hazırlanması için bizler ile iletişime geçebilirsiniz.